İnternetin ve teknolojinin hızlı gelişimi dijital bir dönüşümün kapısını ardına kadar açmış ve günümüzde pek çok işlem internet üzerinden gerçekleştirilebilir bir hale gelmiştir. Bu durum gündelik hayatta genellikle eğlence, alışveriş ve sosyalleşme gibi alanlarda kendisini göstermektedir. Ancak dijitalleşmenin etkisi kişisel sınırların içinde kalan işlemleri çoktan aşmış haldedir. Buna bağlı olarak pek çok resmi işlemin dijital ortamda kolayca gerçekleştirilmesi mümkün olmaktadır. Resmi işlemler standart uygulamalarda gerekli belgelere imza atılarak tamamlanmakta ve resmi prosedürler için ıslak imza zorunlu olarak kabul edilmektedir. Günümüzde gelinen noktada e-imza olarak da anılan dijital uygulama sayesinde internet üzerinden evrak imzalamak mümkün olmakta ve resmi kurumlarda gerçekleştirilen hemen hemen tüm işlemler çok daha pratik hale gelmektedir.
Göz atmak isteyebilirsiniz: Google Görsel Arama Nasıl Yapılır?
E-imza en basit tanımıyla elektronik ortamda atılan imza olarak tanımlanabilir. Genel bir bakış açısıyla yaklaşıldığında bu uygulama akla özellikle dokunmatik cihazların ekranlarının sunduğu imkanlar dahilinde fiziksel ortamda atılan imzanın benzerinin kopyalanması gelse de e-imza bundan çok farklıdır.
E-imzaların en önemli özelliği; harf, sembol ya da sayılardan oluşan dijital veriler olmalarıdır. Bu özelikleri sayesinde gerçekleştirilen işlemin tarafları arasında güven tesis etmeyi başarır. Bir tür kimlik doğrulama yöntemi olarak tanımlanabilen e-imza sayesinde işlemi yapan kişilerin kimliklerinin doğruluğu onaylanır. 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu’nda e-imza; “başka bir elektronik veriye eklenen veya elektronik veriyle mantıksal bağlantısı bulunan ve kimlik doğrulama amacıyla kullanılan elektronik veri” olarak tanımlanmıştır.
E-imza ıslak imzalar ile birebir aynı hukuki geçerliliğe sahiptir. Dijital ortamda e-imza uygulamasıyla atılan imzalar, kalem kullanılarak kağıt üzerine atılan imzalardan resmi olarak farklı değildir. Bu özellik nedeniyle, e-imza kullanılarak birçok işlem internet üzerinden son derece pratik bir şekilde yapılabilmektedir.
Islak imzalar kurum veya işletmelere değil kişilere ait olduğu için, ilgili kurum ve işletmeleri temsil etme yetkisine sahip olan kişilerin imza atması gerekir. Bu durum e-imza için de aynen geçerlidir. E-imzalar kurum ve işletmeler için oluşturulamazlar. Bu özellikleri gereği işletmelerin kullandığı kaşelerden de ayrılmaktadırlar. E-imzalar, ıslak imzalarda olduğu gibi temsiliyet yetkisi olan kişiler tarafından kurumlar ve işletmeler adına kullanılabilmektedir. Bununla birlikte bu durum e-imzanın yalnızca kurum ve işletmelere özgü işlemlerde kullanılabileceğini göstermez. E-imza dijital ortamda birçok bireysel işlemin tamamlanması amacıyla da kullanılabilir.
İçindekiler
E-İmza Nasıl Alınır?
Islak imzaların, kullanılmadan önce herhangi bir merciye tanıtılması yükümlülüğü yoktur. Kişi bu kapsamda tamamen kendisine özgü olarak belirlediği imzasını sorunsuz bir şekilde tüm işlemlerinde kullanabilir. Bununla birlikte e-imza için bazı teknik altyapılara sahip olunması gerekliliği vardır. E-imza almak için yetkilendirilmiş kurumlara başvurulması zorunludur.
E-imza yalnızca Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu tarafından tanınan ve bu hizmeti sağlaması yönünde onay verilmiş olan Elektronik Sertifika Hizmet Sağlayıcılar aracılığı ile alınabilir.
E-imza Başvurusu Nasıl Yapılır?
E-imza yani elektronik imza başvurusu internet üzerinden gerçekleştirilebilir. Bu hizmeti sunan özel işletmelerin web sitelerinden ya da TÜBİTAK üzerinden başvuru yapılabilir. TÜBİTAK üzerinden elektronik imza başvurusunda bulunmak için izlenmesi gereken adımlar şu şekildedir:
- İlk olarak KamuSM tarafından gönderilen “KamuSM Başvuru Parolası” başlıklı e-postada bulunan “Kullanıcı Girişi” bağlantısı tıklanarak başvuru sayfasına erişilir.
- T.C. Kimlik Numarası ve başvuru formu erişim parolası kullanılarak sisteme giriş yapılır. Başvuru ekranı açıldıktan sonra görüntülenen “Yeni Başvuru” ya da “Yenileme” işlemlerinden uygun olan seçilir.
- NES (Nitelikli Elektronik Sertifika) Başvuru Formu doğru bilgilerle ve eksiksiz bir şekilde doldurulur.
- Formda talep edilen bilgiler girildikten sonra “Formu Onayla” seçeneği tıklanır. “Gönder” butonuna basılır ve formda belirtilen telefon numarasına SMS onay kodu iletilir. Gelen kod ilgili alana girildikten sonra “Tamam” butonuna basılır. Eğer ilk kez başvuru yapılıyorsa “Islak İmzalı Başvuru Arayüzü”, e-imza yenileme işlemi yapılıyorsa “Elektronik İmzalı Başvuru Arayüzü” seçilmelidir.
- “Islak İmzalı Başvuru Arayüzü” seçildiyse “Başvuru Formunu Aç” butonu tıklanır ve ilgili dosya açılarak çıktısı alınır. Doldurulup el ile imzalandıktan sonra proje sorumlusuna teslim edilir.
- “Elektronik İmzalı Başvuru Arayüzü” seçildiyse çıkan uyarıdaki “Always trust content from the publisher” seçeneğine ve “Yes” butonuna tıklanır. Onayın verilmesinin ardından bir sonraki ekranda “İmzala” komutu, devamında çıkan ekranda “İmzala” seçeneği tıklanır. “Başvuru işlemi tamamlanmıştır” yazısı işlemin başarıyla gerçekleştiği anlamına gelir.
E-imza İçin Gerekli Belgeler Nelerdir?
E-imza başvurusu sırasında, bu hizmeti sunan servis sağlayıcılar bazı belgelerin ibraz edilmesini talep eder. Başvurunun bireysel ya da kurumsal olmasına göre ibraz edilmesi gereken belgeler farklılık gösterebilir.
Kurumsal e-İmza İçin Gerekli Belgeler
Bu konuda yetkilendirilmiş kişinin kurum ya da işletme adına yapacağı işlemlerde kurumsal e-imza kullanılır. Kurumsal e-imza başvurusu için hazırlanması gereken evraklar şu şekildedir:
- Nitelikli Elektronik Sertifika Taahhütnamesi ile Başvuru Formu
- Yetkilendirilecek olan kişi için düzenlenen imza sirküleri fotokopisi (e-imza başvurusu yapılacak olan kurum, belgelerin ibrazı esnasında imza sirkülerinin aslını görmeyi talep edebilir. Bu yüzden noter onaylı asıl imza sirkülerini yanınızda bulundurmalısınız.)
- İşletmenin kayıtlı olduğu Ticaret Sicil Müdürlüğü’nden son 6 ay içinde alınmış Faaliyet Belgesi
- E-imza başvurusunda bulunan kişinin T.C. kimlik numarasını gösteren nüfus cüzdanı, sürücü belgesi ve pasaport gibi fotoğraflı bir belgenin aslı
Bireysel e-İmza İçin Gerekli Belgeler
Kişisel işlemlerde kullanılacak e-imza türüne bireysel e-imza denilir. Bunun doğal bir sonucu olarak bireysel e-imza başvurusunda talep edilen belgeler de kurumsal e-imza başvurusunda talep edilenlerden daha azdır. Bireysel e-imza başvurusu için talep edilen evraklar şu şekildedir:
- Kişinin T.C. kimlik numarasını gösteren nüfus cüzdanı, sürücü belgesi ve pasaport gibi fotoğraflı bir belgenin aslı
- Nitelikli Elektronik Sertifika Taahhütnamesi ve Başvuru Formu
E-imzanın Sağladığı Avantajlar Nelerdir?
E-imzanın sağladığı en önemli avantajlardan biri, zaman tasarrufudur. Bireysel işlemlerden şirket açılışına kadar ıslak imza ile yapılması gereken birçok işlem e-imza ile internet üzerinden yapılabilmektedir. Böylece yolda ya da resmi kurum ve kuruluşlarda zaman kaybedilmesi durumu ortadan kaldırılabilmektedir.
Islak imza kağıt üzerine atıldığından bu işlem için çok sayıda kağıt kullanılması gerekmektedir. Bu durumda kağıt kullanımı hem ağaçlara hem çevreye büyük zarar vermektedir. E-imza kullanımı sayesinde bu işlemlerin tümü dijitale taşınmaktadır. Böylece daha az kağıt tüketilmekte, çevreye verilen zarar ise ciddi ölçüde minimize edilmektedir. E-imzanın sağladığı çevresel etki aslında bundan çok daha fazladır. Islak imza gerektiren işlemlerde belgeler, kurumlar arası gönderilirken kargolardan yararlanılır. Kargo araçları hem yakıt tüketimleri hem karbon salınımlarıyla çevreye büyük zarar verirler.
İnternet ortamında yapılan işlemlerin tamamında güvenlik ciddi bir sorun haline gelebilir. Elektronik imza söz konusu olduğunda işlemler oldukça güvenli bir şekilde tamamlanabilir. E-imza oluşturma araçlarında veriler tamamen gizli olduğundan araç dışına çıkarılması söz konusu değildir. Buna bağlı olarak üçüncü kişilerin eline geçmesi önlenmekte ve güvenlik üst düzeyde sağlanmaktadır. Elektronik imza hizmeti veren tüm kurumlar, bu kuralları yerine getirmeyi kabul etmiş sayılmaktadır.